Tilojen tulevaa käyttäjää kuullaan ja kuunnellaan tarkasti hankkeen tarvesuunnitteluvaiheessa. Käyttäjän toimesta
laadittava toiminnallinen suunnitelma ohjaa tilasuunnittelua,
jonka toteutusvaiheen apuvälineeksi laaditaan myös hankesuunnitelma. Siinä määritellään kohteen laajuus-, laatu-, aikataulu- ja kustannustavoitteet. Hyvin suunniteltu on vanhan sanonnan mukaan puoliksi tehty: huolella määritetyt tavoitteet
luovat vankan perustan hyvälle ja sujuvalle rakentamiselle. Käyttäjä ei jää yksin rakennuksen valmistumisen jälkeenkään. Kohteen luovutukseen sisältyy perehdytys, joka opastaa käyttäjän uusien tilojen toimintaan ja käyttöön.